Um Briefe oder Faxe zu erstellen, können Printvorlagen in Billeto hinterlegt werden. Aus der Buchung heraus können Sie z.B. eine Rechnung oder einen Begleitbrief für den Ticketversand per Post erstellen.

Die Vorlagen können in drei verschiedenen Formaten erstellt werden:

  • ODT-Dokument (OpenDocument-Text, mit einer Textverarbeitung zu erstellen)
  • PDF-Dokument (ähnlich wie die Ticket-Vorlagen)
  • XLS-Dokument (ähnlich wie die Report-Vorlagen, mit einer Tabellenkalkulation zu erstellen)

Wenn die Vorlage erstellt ist, kann sie mit dieser Maske in Billeto hochgeladen werden:

Titel intern *
Beschreibung
Sprachen * deutsch englisch
Datei *
Verwendung
Nummern-
kreis		 Präfix: Nr: Suffix:
Nummer startet jährlich neu
E-Mail-Anhang PDF kann als E-Mail-Anhang verwendet werden
Storno für

Titel intern:

Der hier vergebene Titel dient der internen Verwendung.

Beschreibung

Dieser Eintrag ist optional und dient nur der internen Beschreibung.

Sprachen:

Für welche Sprache ist diese Druckvorlage gedacht? Billeto speichert die vom Kunden gewünschte Sprache.

Datei

Diese haben Sie vorher mit einem anderen Programm erstellt. Weitere Erläuterungen zur Erstellung von Templates finden Sie im Handbuch unter Printvorlagen erstellen.

Verwendung

Buchung: die Vorlage kann bei den Buchungen verwendet werden. Rechnung: aus dieser Vorlage wird eine Rechung erstellt, die Rechnungsnummer wird automatisch hochgezählt und die Rechnung wird bei der Buchung hinterlegt.

Nummernkreis

Billeto muss bei der automatischen Rechnungserstellung die Rechnungsnummer ermitteln und vergeben.

Sie können die Rechnungsnummer aus drei Bestandteilen zusammensetzen:
- Präfix: beliebig
- Nr: diese Zahl wird von Billeto hochgezählt. 0000 liefert eine vierstellige Zahl, beginnend mit 0001.
- Suffix: beliebig

Bei Präfix und Suffix können Sie YY oder YYYY verwenden. Dies wird mit der passenden Jahreszahl ersetzt.

Beispiel: Präfix "YYYY-", Nr "0000", Suffix "/abc" liefert im Jahr 2016 als erste Rechnungsnummer "2016-0001/abc".

E-Mail Anhang

Wenn aktiviert erscheint in den Mailtemplates die Möglichkeit diese Vorlage auszuwählen.

Storno für

Stornorechnungen können automatisch erstellt werden

Wie Sie die Vorlagen erstellen, erfahren Sie auf den folgenden Unterseiten:

Wie empfehlen Ihnen

  • die Printvorlage als ODT zu erstellen. ODT-Dokumente werden mit einer Textverarbeitung erstellt (z.B. OpenOffice, LibreOffice, MS-Word) und die Ersetzungssyntax ist einfach.
  • Wenn Sie schon mit den PDF-Vorlagen von Billeto vertraut sind, bietet sich dieser Vorlagentyp an.
  • Die Excel-Variante ist sehr flexibel, allerdings auch die, die die meiste Einarbeitung erfordert.

Rechnung erstellen

Es gibt zwei Verfahren, mit denen Sie aus Billeto heraus Rechnungen erstellen können:

  1. Rechnungsnummer manuell vergeben
    Sie erstellen im Backend ein Dokument (als Excel- oder Textdokument) und tragen die Rechnungsnummer manuell ein. Aus Sicht von Billeto wurde ein Dokument erstellt, das Sie nach Belieben weiterverarbeiten können. Billeto weiß nicht, ob es sich dabei um eine Rechnung gehandelt hat. In diese Fall tregen Sie in der Preisliste unter "Info an wg. Rechnung" eine E-Mail Adresse ein.

  2. Rechnungsnummer automatisch vergeben
    Bei der Printvorlage wählen Sie als Verwendungszweck "Rechnung" und geben Billeto die notwendigen Hinweise, wie die Rechnungsnummer erstellt und hochgezählt werden kann. Billeto wird bei jeder Verwendung dieser Printvorlage eine "echte" Rechnung erstellen und die Rechnungsnummer automatisch hochzählen. Die Rechnung wird bei der Buchung hinterlegt. Auch haben Sie die Möglichkeit, diese Art von Rechnung automatisch bei Buchungseingang per E-Mail an Ihre Kunden zu versenden.

Verwendungszweck "Rechnung"

 

Für diese Sorte Printtemplate stehen zusätzlich diese Ersetzungen zur Verfügung:

bill_number: die von Billeto automatisch vergebene Rechnungsnummer
bill_date: Datum zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung
bill_items: die Auflistung der Rechnungspositionen plus Summenbildung

Mit diesen drei Ersetzungen plus customer_address können Sie die komplette Rechnung erstellen.

Für die Ersetzung bill_items gilt es zu beachten:

  • Die Positionen werden in einer Breite von 80 Zeichen geschrieben, je nach Buchung können einige Postionen anfallen.
  • Reservieren Sie ein maximal großes Feld, ganze Seitenbreite.
  • Vewenden Sie für die Ersetzung die Schriftart Courier New, Schriftgröße 10

Die Mehrwertsteuer wird aus dem MWSt.-Satz ermittelt, der in den Stammdaten hinterlegt ist.

Wenn Sie die Rechnung automatisch versenden möchten, muss ein Mailtemplate vom Typ "Rechnung versenden" angelegt werden. Als Anhang können Sie dann aus den von Ihnen erstellten Printtemplates vom Typ "Rechnung" wählen.

Bei der Versendung der Rechnung per Mail sollten Sie das Format PDF wählen, damit sichergestellt ist, dass Ihre Kunden die Datei öffnen können.

Schritt für Schritt Anleitung um Rechnungen automatisch zu versenden.

 

  1. Tragen Sie in den Stammdaten ihren MwSt.-Satz ein
  2. Erstellen Sie Ihre Rechnungsvorlage (s. oben) und laden Sie sie zu Billeto hoch.
  3. Erstellen Sie eine Mailvorlage mit Anlass "Rechnung versenden" und Typ "automatisch"
  4. Aktivieren Sie bei diesem Mailtemplate als Anhang Ihre Rechnungsvorlage
  5. Verknüpfen Sie diese Mailvorlage mit dem Veranstaltungsort
  6. Wählen Sie in der Preisliste des Veranstaltungsorts im Feld "Rechnung (automatisch)" die in Schritt 3 erstellte Mailvorlage aus

Schritt für Schritt Anleitung um Rechnungen manuell zu versenden.

 

  1. Tragen Sie in den Stammdaten ihren MwSt.-Satz ein
  2. Erstellen Sie Ihre Rechnungsvorlage (s. oben) und laden Sie sie zu Billeto hoch.
  3. Erstellen Sie eine Mailvorlage mit Anlass "Rechnung versenden" und Typ "manuell"
  4. Aktivieren Sie bei diesem Mailtemplate als Anhang Ihre Rechnungsvorlage
  5. Verknüpfen Sie diese Mailvorlage mit dem Veranstaltungsort

Nun können Sie aus einer Buchung heraus manuell eine Rechnung versenden. Hierzu klicken Sie auf den Button "E-Mail senden" und wählen die von Ihnen in Schritt 3 erstellte Mailvorlage.