Billeto bietet die Möglichkeit der Personaldisposition und der Ressourcenverwaltung.
- Ressourcen sind Skills von Personen (z.B. Schauspieler, Techniker, Einlass) oder externe Kalender.
- Unter Konfiguration > Veranstaltungen definieren Sie, welche Ressourcen in welcher Anzahl von einer Veranstaltung benötigt werden.
- Unter Veranstaltungskalender > Disposition wird für die einzelnen Veranstaltungen festgelegt, welche Personen zum Einsatz kommen.
- Unter Veranstaltungskalender > Meine Dispo sieht der Mitarbeiter "seine" Dispo und kann Interesse oder Nichtverfügbarkeit melden.
- Veranstaltungskalender > Monatsplan zeigt die Monatsdispo für alle Mitarbeiter (ohne Editiermöglichkeit). Klick auf ein Datum zeigt die detaillierte Tagesansicht.
Ressource vom Typ "Person"
Das könnte z.B. Schauspieler, Techniker oder Einlass sein. Wählen Sie die Mitarbeiter, die als diese Ressource in Frage kommen: Sie weisen damit diesen Mitarbeitern eine Fähigkeit (neudeutsch auch Skill) zu.
Unter Konfiguration > Veranstaltungen definieren Sie, welche Ressourcen in welcher Anzahl von einer Veranstaltung benötigt werden.
Ressource vom Typ "externer ICAL-Kalender"
Für die Personaldisposition können Termine relevant sein, die außerhalb des Billeto-Systems entstehen oder verwaltet werden. Wenn diese Termine über einen externen ICAL-Kalender verfügbar sind, können diese in der Dispo mit angezeigt werden.
Die Adresse des externen Kalenders wird unter "ICAL-Url" eingetragen (Hinweis: Google-Kalender beginnen immer mit https://... Beim Kopieren des Links wird häufig nur http://... geliefert). Sie definieren außerdem die Farbe, mit der der Kalender in der Dispo-Übersicht angezeigt wird.
Die Termine im externen Kalender müssen einen Bezug zu den Mitarbeitern in Ihrem Billeto-Backend haben, damit Sie in die Disposition einfließen können. Dies kann über "Termin-Teilnahme" oder namentliche Nennung im Beschreibungstext des Termins erfolgen:
- Termin-Teilnahme (bei Google-Kalendern "Gast" genannt): Entweder die E-Mail-Adresse eines Termin-Teilnehmers ist mit dem Billeto-Login-Namen identisch oder ist in der Liste der AKA-Namen ("also known as") beim Mitarbeiter-Datensatz aufgeführt.
- Namentliche Nennung im Beschreibungstext: Die Zeile muss mit Personal: beginnen und dann werden durch Komma getrennt die Personen genannt (Vor- und Nachname, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse oder AKA-Name).
Für jeden Mitarbeiter kann zusätzlich je ein externer ICAL-Kalender eingetragen werden - die Termine aus diesem Kalender signalisieren eine "Nicht-Verfügbarkeit" in der Dispo.