Status-Mails sind E-Mails, die vom Billeto-Server automatisch versendet werden und über den Status einer Veranstaltung oder deren Buchungen unterrichten sollen. Sie können pro Veranstaltungsort beliebig viele Status-Mails definieren. Zu einem bestimmten Zeitpunkt werden Informationen zusammengestellt und per E-Mail an Sie versendet. Billeto prüft circa jede Stunde, ob passende Status-Mails erstellt werden können. Eine Status-Mail eines bestimmten Typs wird pro Veranstaltung nur einmal versendet.
Angelegte Statusmails werden in einer Preisliste aktiviert!
Ein Beispiel (wie hier in der Maske eingetragen):
Nehmen wir an heute um 20 Uhr findet eine Veranstaltung statt. Es ist 12:05 Uhr und Billeto startet seinen stündlichen Suchlauf. Die 20-Uhr-Veranstaltung ist Kandidat für eine Status-Mail, weil als Timing 8 Std. vor Veranstaltung eingetragen ist. Bei der Bedingung ist eingetragen, dass es Buchungen mit fälligen Zahlungen geben soll. Wenn für die heutige 20-Uhr-Veranstaltung mindestens eine Buchung mit fälliger Zahlung gefunden wird, wird die Status-Mail gesendet. Im Inhalt der Nachricht werden die fälligen Buchungen über die Ersetzung {due_bookings} aufgelistet.
Nehmen wir an, es ist zwischenzeitlich 13:05 Uhr am gleichen Tag und Billeto startet seinen nächsten stündlichen Suchlauf. Wie befinden uns also immer noch im Zeitraum 8 Std. vor Veranstaltung. Billeto müsste also nochmal die gleiche Status-Mail senden (sofern es immer noch fällige Buchungen gibt). Dies wird allerdings unterbunden, weil Billeto die Status-Mail für eine Veranstaltung nur einmal sendet. Wenn mehrere Status-Mails für eine Veranstaltung gewünscht sind, müssen mehrere Vorlagen für Status-Mails erstellt werden. Um im Beispiel zu bleiben: es könnte eine zweite Vorlage mit dem Timing 6 Std. vor Veranstaltung geben, die dann um 14:05 Uhr eine Status-Mail senden würde, sofern noch fällige Buchungen für die Veranstaltung vorliegen.
Status-Mail
| Titel * | |
|---|---|
| Timing * | |
| Bedingung | |
| Empfänger * | |
| Betreff * | |
| Nachricht * |
| Bedingung | |
|---|---|
| event.tickets=x | Kann bei Timing "bei Buchung" verwendet werden. Wenn die Anzahl der Tickets einer Veranstaltung die Anzahl x erreicht hat, wird die Statusmail gesendet. |
| {Ersetzung} | Z.B. wenn die Ersetzung {due_bookings} einen Treffer findet, d.h. eine Buchung mit fälliger Zahlung gefunden wurde. |
| Ersetzungen | |
|---|---|
| {event_???} | Die aus den E-Mail-Vorlagen bekannten Ersetzungen für event_ |
| {due_bookings} | Liste von Buchungen mit fälliger Zahlung |
| {staff_email} | E-Mail-Adressen von Ressourcen, die einem Event zugeordnet sind |
| {staff_sms} | Handynummern von Ressourcen, die einem Event zugeordnet sind |
| {staff_names} | Vor- und Nachnamen von Ressourcen, die einem Event zugeordnet sind |
| {staff_firstnames} | Vornamen von Ressourcen, die einem Event zugeordnet sind |
| SMS-Versand (Kosten: Pro SMS 9 Cent) | |
| Soll die Nachricht als SMS versendet werden, ist unter "Nachricht" SMS einzutragen. Gesendet wird nur der "Betreff" (pro 160 Zeichen eine SMS). Als "Empfänger" eine oder mehrere durch Komma getrennte Handynummern eintragen. | |
Timing:
Hier wird der Zeitpunkt festgelegt, an dem die E-Mail versendet werden soll. Billeto macht einen stündlichen Suchlauf und prüft, ob Status-Mails versendet werden sollen. Der Zeitpunkt kann sich also bis zu max. einer Stunde verschieben.
Wenn "bei Buchung" verwendet wird, ist keine Zahl einzutragen. "bei Buchung" muss die Status-Mail-Vorlage auch noch mit den Preislisten verknüpft werden, wo sie Anwendung finden soll.
Bedingung:
Wenn Sie festlegen wollen, dass die Status-Mail nur versendet wird, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Sie können eine der Ersetzungen verwenden. Wenn diese Ersetzung kein Ergebnis liefert, ist die Bedingung nicht erfüllt und es wird keine Mail gesendet.
Ist dieses Feld leer, wird der Wert der Felds "Timing" als Bedingung genommen. (Bspw.: 8 Std. vor Veranstaltung)
Empfänger:
E-Mail-Adresse oder, für den Versand einer SMS, Mobilfunknummer (mehrere Empfänger durch Komma trennen).
Betreff:
Der Betreff der E-Mail oder Text einer SMS.
Nachricht:
Der Inhalt der E-Mail. Es sind die Ersetzungen laut Liste möglich.
Soll eine SMS versand werden, muss hier SMS eingetragen werden.
Weitere Beispiele
Eine SMS soll an die Schauspieler einer Show geschickt werden, und sie über die Besetzung des Abends zu informieren.
Status-Mail
| Titel * | |
|---|---|
| Timing * | |
| Bedingung | |
| Empfänger * | |
| Betreff * | |
| Nachricht * |