Billeto bietet die Möglichkeit der Personaldisposition und der Ressourcenverwaltung.
Unter Konfiguration > Ressourcen legen Sie Typen von Ressourcen an: z.B. Schauspieler, Techniker oder Einlass.
Unter Konfiguration > Veranstaltungen definieren Sie, welche Ressourcen in welcher Anzahl von einer Veranstaltung benötigt werden.
Den Mitarbeitern weisen Sie Skills zu: Sie definieren damit, als welche Ressource der Mitarbeiter potenziell zur Verfügung steht.
Personaldisposition
Der Veranstaltungskalender hat drei Reiter, die die Personaldisposition betreffen:
Disposition
Der Disponent kann in dieser Tabelle Mitarbeiter auf Veranstaltungen buchen.
Je nach Veranstaltung ist definiert, wieviele Ressourcen von einem Typ benötigt werden, z.B. sechs Schauspieler und zwei Techniker. Wenn die Veranstaltung an angezeigten Tagen stattfindet, wird in der Zeile "Dispo-Status" unterhalb des Datums angezeigt, ob bereits Mitarbeiter in ausreichender Anzahl auf die Veranstaltung gebucht sind.
Ein Klick auf die Zahl ändert die Datumsspalte in den Buchungsmodus für die gewählte Veranstaltung. Nun können Personen durch Klick auf die weißen Kästchen gebucht werden. In das Kästchen wird die Farbe der Veranstaltung eingetragen. Wenn Mitarbeiter unter "Meine Dispo" Bereitschaft bzw. Verfügbarkeit signalisiert haben, wird dies mit den Zeichen ∈ (Bereitschaft zur Mitarbeit) bzw. ∉ (keine Bereitschaft) angezeigt.
Ein weiterer Klick auf die Dispo-Status-Zahl zeigt die Tagesansicht. Diese Ansicht kann sinnvoll sein, wenn stundengenau gebucht werden muss.
In der Dispo-Tabelle werden ggf. weitere Kalender eingeblendet. Beim Mitarbeiter kann ein fremder ICAL-Kalender für die Nichtverfügbarkeit hinterlegt werden, unter Ressourcen können weitere ICAL-Kalender definiert werden.
Meine Dispo
Hier wird eine Liste angezeigt, die sich auf den bei Billeto eingeloggten Mitarbeiter bezieht. Wenn der Mitarbeiter einen zur Veranstaltung passenden Skill hat und die Fälligkeit noch nicht überschritten ist, kann der Mitarbeiter "Ja" oder "Nein" wählen, je nachdem, ob er seine Bereitschaft zur Mitarbeit an der Veranstaltung erklären möchte oder nicht. Der Mitarbeiter bekommt hier auch das Ergebnis der Dispostion angezeigt (d.h. ob er für die Veranstaltung gebucht wurde).
Am Ende der Liste wird der Link zum ICAL-Kalender des Mitarbeiters angezeigt, in dem die Buchungen für den Mitarbeiter eingetragen sind. Diesen Kalender kann der Mitarbeiter in seine bevorzugte Kalenderanwendung einbinden (z.B. auf das Smartphone).
Wenn der Mitarbeiter für eine Veranstaltung gebucht ist und die Fälligkeit erreicht ist, kann der Mitarbeiter bei Bedarf einen Tauschwunsch äußern. Dieser Tauschwunsch wird dann in den "Meine Dispo"-Listen der anderen Mitarbeiter angezeigt (Button "übernehmen" mit Name des Wunschstellers). Wenn ein Kollege übernimmt, bekommt er die Buchung und der Wunschsteller den Status "storniert".
Monatsplan
Der Monatsplan zeigt eine tabellarische Monatsansicht, aus der abzulesen ist, welcher Mitarbeiter an welchem Tag für welchen Typ Veranstaltung eingeplant ist.